In onze nieuwsbrief van de maand december 2015 kijken we uitgebreider naar de oplossing en filosofie van Infotron, de ontwikkelaars van PerfectXL.

De spreadsheetrevolutie
Dat er de afgelopen 20 jaar sprake is geweest van een internetrevolutie is niemand ontgaan. Maar wist u dat tegelijkertijd, maar dan wat stiller, ook een andere revolutie heeft plaatsgevonden? De spreadsheetrevolutie! Meer dan 750 miljoen mensen wereldwijd maken inmiddels gebruik van spreadsheets in hun dagelijkse bezigheden.

En wist u verder dat…
• 90% van de belangrijke analyses in bedrijven Excel-gebaseerd zijn.
• 67% van de Excel-bestanden geen enkele vorm van toelichting bevatten.
• Gemiddeld 13 verschillende mensen gebruik maken van 1 en dezelfde spreadsheet.
• 88% van alle spreadsheets serieuze risico’s bevat.
• Er jaarlijks 7 miljard dollar wordt verspild met verkeerde Excels?

TU Delft en Infotron
Deze gegevens triggerde enkele jaren geleden de vakgroep Software Engineering aan de TU Delft om te gaan onderzoeken hoe dit beter kan. Er is een bedrijf uit ontstaan, Infotron, dat zich bij bedrijven bezighoudt met het verbeteren van spreadsheets en samen hebben zijn in mei 2015 een uniek product gelanceerd: PerfectXL.

PerfectXL
PerfectXl is een webtool waarmee spreadsheets automatisch worden gevisualiseerd en gecontroleerd op risico’s. Grote bedrijven in de financiële hoek en consultancy, zoals PwC, Reaal, Robeco en APG, zijn op Infotron afgesprongen om direct de tool te kunnen gebruiken. Spreadsheets worden er structureel beter van, het controleproces gaat nu 10x zo snel.


Filmpje over ‘het leven’ van spreadsheets

Hoe werkt PerfectXL
PerfectXL werkt niet in Excel zelf maar apart in een webtool. Gebruikers uploaden hun spreadsheet, PerfectXL rekent even en de resultaten worden direct gepresenteerd. Eerst wordt de spreadsheet in beeld gebracht, bijvoorbeeld:

Welke tabbladen zijn met welke verbonden. Welke externe bronnen worden gebruikt? Welke tabbladen hebben geen invloed op de andere terwijl dit wel zou moeten? Basisvragen over een spreadsheet worden zo beantwoord.

Risico-analyse
Dan volgt een uitgebreide risico-analyse. Worden er vaste getallen in formules gebruikt? Maken de som-functies gebruik van logische reeksen of zou er misschien een waarde vergeten zijn? Waar zijn de formules te complex om nog te kunnen begrijpen? 19 verschillende soorten risico worden gedetecteerd.

Rapportages
Voor de liefhebber bevat de tool nog lijsten van alle gebruikte formules en alle constante waarden die worden gebruikt in formules en dan aan het werk met de spreadsheet! Bijvoorbeeld door uit PerfectXL een kopie van je spreadsheet te downloaden met een toegevoegd tabblad met de risico’s inclusief hyperlinks naar de problemen. Of door een PDF rapportage te genereren en deze te overleggen aan collega’s die er mee verder moeten.

Abonnementen
PerfectXL werkt met een eenvoudig abonnementensysteem. Abonnementen zijn verkrijgbaar vanaf 38 euro per maand. Hiermee krijgt u een account op de beveiligde omgeving https://app.perfectxl.com om al uw spreadsheets te controleren. Voor grotere organisaties levert Infotron ook private cloud oplossingen en on premise edities.

Voor wie in het bijzonder?
In de korte periode dat PerfectXL live is heeft Infotron gemerkt dat het product met name aanslaat bij vier groepen gebruikers
1) Management en medewerkers van financiële instellingen (bijvoorbeeld Reaal Verzekeringen)
2) Accountants, met name audit teams bij accountants (bijvoorbeeld PWC)
3) Risk managers van grote bedrijven (bijvoorbeeld APG)
4) Spreadsheet consultants (bijvoorbeeld Finext)

Meer weten?
Neem een kijkje op de website van Infotron. Of bel met Jeroen van Eijndhoven voor meer informatie – M: 06 2150 2558.

Missie van BlueWish Business Development
BlueWish Business Development identificeert en combineert innovaties die de bedrijfsvoering kwalitatief verbeteren en de efficiency verhogen. Hiertoe is door BlueWish het platform Innovate 2 Day opgericht waar scale-ups zich presenteren met bewezen oplossingen ‘in the cloud’. Het zijn gebruikersvriendelijke oplossingen die succesvol worden gebruikt door gerenommeerde organisaties. Het zijn pareltjes die zich onderscheiden door focus op waarde creatie, kwaliteit en efficiency voor hún klanten.

BlueWish Business Development is de organisatie die met een typisch Rotterdamse aanpak vaak in co-creatie zich richt op het behalen van concrete resultaten.