Factuurportal nu ook succesvol ingezet in de zorg bij GGZ Oost Brabant
Tijdens de AXI-gebruikersdag, heeft GGZ Oost Brabant, bij monde van Franklin van Lieshout (Teamleider FA GGZ OB), zijn ervaringen gedeeld met aanwezige zorginstellingen over het selectie- & het implementatieproces én het gebruik van Factuurportal. AXI levert onder meer ERP-oplossingen voor de zorg.

Factuurportal is een oplossing die het verwerken van inkomende facturen sterk vergemakkelijkt, de kwaliteit van het inkoop tot betalingsproces verbetert en, last but not least, een kostenbesparing mogelijk maakt. Factuurportal heeft een koppeling met AXI en wordt ingezet door middelgrote en grote organisaties in diverse sectoren, zoals de zorg, corporates, overheden, maatschappelijke organisaties en woningcorporaties.

Selectieproces
Na een pre-selectie en enkele pilots met verschillende oplossingen kwam Factuurportal als beste uit de bus. Voordat deze keuze werd gemaakt zijn een aantal stappen doorlopen. Dit startte met het vaststellen van de uitgangspositie van GGZ Oost Brabant.

GGZ Oost Brabant:
• Telt 17.000 inkomende facturen op jaarbasis.
• Registreerde tot nu toe handmatig en codeerde facturen met een barcode scanning techniek.
• Had de afweging gemaakt om OCR-scanning te gebruiken, maar heeft hier uiteindelijk toch niet voor gekozen. Dit vanwege twijfels over effectiviteit en de bijbehorende kosten-baten afweging.

Daarnaast had GGZ Oost Brabant zichzelf de opdracht meegegeven uit te komen op ‘No hands accounting’ (het volledig automatisch verwerken van inkomende facturen zonder handmatige tussenkomst van medewerkers).

Uitkomsten pilots

Techniek 
De techniek van Factuurportal biedt de mogelijkheid zowel XML- als PDF-facturen automatisch te verwerken (‘no hands accounting’). Het mooie van Factuurportal is dat corporates, die al vaker gebruik maken van XML, daarmee op hetzelfde platform zitten als het MKB dat in de regel gewend is PDF-facturen te versturen.

Organisatie van proces
Een belangrijke plus van Factuurportal is de support die door het Implementatieteam vanaf de eerste dag is gegeven. Zo ondersteunt het implementatieteam van Factuurportal bij het aansluiten van leveranciers. Dit betekent een ontzorging van de crediteurenadministratie.

De manier van werken vraagt aan de voorkant van het inkoop- tot betalingsproces om vastlegging van een aantal afspraken. Deze afspraken leiden uiteindelijk tot kwaliteitsverbetering van het proces. Denk daarbij aan het vastleggen van factuurvereisten, het matchen van inkooporders tegen gerealiseerde inkooporder en het voorkomen van spookfacturen. Dit heeft er toe geleid dat in de overgangsfase de medewerkers van Franklin van Lieshout zich konden blijven richten op hun taken en gelijktijdig de oplossing van Factuurportal werd geïmplementeerd.

Business Case
Naast een aantal technische en organisatorische zaken is ook uitgebreid gekeken naar de financiële haalbaarheid van de implementatie van Factuurportal. Deze viel positief uit zoals hierboven nader is toegelicht. “Zonder een positieve business case wordt een project niet gerealiseerd”, was daarbij de stelling van Franklin van Lieshout.

Meer informatie?
Neem contact op met Jeroen van Eijndhoven via jeroen@innovate2day.nl of bel hem op 0621502558.