In de ingenieurswereld is men bij innovaties al snel geneigd te kiezen voor toepassing van technieken of oplossingen waarbij de focus ligt op de innovatie van het eindproduct of de te leveren dienst. De investering gaat zitten in het primaire proces; het team van geweldige ingenieurs, de techniek benodigd voor het energie neutrale gebouw of de ontwikkeling van de ijzersterke plastic koffer uit recyclede plastics. Hier wordt veel geld ingestoken én terecht.

Het is echter jammer dat deze investeringen in veel gevallen niet optimaal renderen. Dat komt naar onze mening vooral omdat de werknemers, die intensief betrokken zijn bij de productie van producten en diensten, worden afgeleid van hun primaire taken. Naar ons idee zit ‘m dat onder meer in het achterblijven van investeringen in de ondersteunende processen.

PerfectXL van Infotron is zo’n oplossing die in spreadsheets razendsnel helpt fouten op te sporen en zo risico’s weet te beperken en de investering in menselijk kapitaal beter doet renderen. De werknemer kan zich focussen op het maken van de juiste calculatie. PerfectXL maakt de analyse en signaleert de fouten. PerfectXL helpt bij het bouwen van goede spreadsheets en heeft voor meerdere organisaties fouten met een flinke financiële impact aan het licht gebracht. Een primair proces wordt zo prima ondersteund.

De spreadsheetrevolutie
Dat er de afgelopen 20 jaar sprake is geweest van een internetrevolutie is niemand ontgaan. Maar wist u dat tegelijkertijd, maar dan wat stiller, ook een andere revolutie heeft plaatsgevonden? De spreadsheetrevolutie! Meer dan 750 miljoen mensen wereldwijd maken inmiddels gebruik van spreadsheets in hun dagelijkse bezigheden.

En wist u verder dat…
• 90% van de belangrijke analyses in bedrijven Excel-gebaseerd zijn.
• 67% van de Excel-bestanden geen enkele vorm van toelichting bevatten.
• Gemiddeld 13 verschillende mensen gebruik maken van 1 en dezelfde spreadsheet.
• 88% van alle spreadsheets serieuze risico’s bevat.
• Er jaarlijks 7 miljard dollar wordt verspild met verkeerde Excels?

TU Delft en Infotron
Deze gegevens triggerde enkele jaren geleden de vakgroep Software Engineering aan de TU Delft om te gaan onderzoeken hoe dit beter kan. Er is een bedrijf uit ontstaan, Infotron, dat zich bij bedrijven bezighoudt met het verbeteren van spreadsheets en samen hebben zijn in mei 2015 een uniek product gelanceerd: PerfectXL.

PerfectXL
PerfectXl is een webtool waarmee spreadsheets automatisch worden gevisualiseerd en gecontroleerd op risico’s. Grote bedrijven in de financiële hoek en consultancy, zoals PwC, Reaal, Robeco en APG, zijn op Infotron afgesprongen om direct de tool te kunnen gebruiken. Spreadsheets worden er structureel beter van, het controleproces gaat nu 10x zo snel.


Filmpje over ‘het leven’ van spreadsheets

Hoe werkt PerfectXL?
PerfectXL werkt niet in Excel zelf maar apart in een webtool. Gebruikers uploaden hun spreadsheet, PerfectXL rekent even en de resultaten worden direct gepresenteerd. Eerst wordt de spreadsheet in beeld gebracht, bijvoorbeeld:

Welke tabbladen zijn met welke verbonden. Welke externe bronnen worden gebruikt? Welke tabbladen hebben geen invloed op de andere terwijl dit wel zou moeten? Basisvragen over een spreadsheet worden zo beantwoord.

Risico-analyse
Dan volgt een uitgebreide risico-analyse. Worden er vaste getallen in formules gebruikt? Maken de som-functies gebruik van logische reeksen of zou er misschien een waarde vergeten zijn? Waar zijn de formules te complex om nog te kunnen begrijpen? 19 verschillende soorten risico worden gedetecteerd.

Rapportages
Voor de liefhebber bevat de tool nog lijsten van alle gebruikte formules en alle constante waarden die worden gebruikt in formules en dan aan het werk met de spreadsheet! Bijvoorbeeld door uit PerfectXL een kopie van je spreadsheet te downloaden met een toegevoegd tabblad met de risico’s inclusief hyperlinks naar de problemen. Of door een PDF rapportage te genereren en deze te overleggen aan collega’s die er mee verder moeten.

Abonnementen
PerfectXL werkt met een eenvoudig abonnementensysteem. Hiermee krijgt u een account op de beveiligde omgeving https://app.perfectxl.com om al uw spreadsheets te controleren. Voor grotere organisaties levert Infotron ook private cloud oplossingen en on premise edities.

Voor wie in het bijzonder?
In de korte periode dat PerfectXL live is heeft Infotron gemerkt dat het product met name aanslaat bij vier groepen gebruikers
1) Financieel management en medewerkers van organisaties met complexe logisiteke processen binnen de werkzaamheden (bijvoorbeeld FloraHolland, Port of Rotterdam, Connexxion en Marente)
2) Management en medewerkers van financiële instellingen (bijvoorbeeld Reaal Verzekeringen en Pensioenfonds MN)
3) Accountants, met name audit teams bij accountants (bijvoorbeeld PWC)
4) Risk managers van grote bedrijven (bijvoorbeeld APG)
5) Spreadsheet consultants (bijvoorbeeld Finext)