Radboudumc kiest voor Declaree – declareren van zakelijke onkosten wordt leuk, bijna té leuk
Begin 2016 heeft Radboudumc (9.000 werknemers) via een openbare aanbesteding de keuze laten vallen op Declaree. Belangrijke argumenten zijn de gebruiksvriendelijkheid van de apps en het positieve oordeel van huidige gebruikers over Declaree.


Marty van Asperen projectleider van het Radboudumc

We zijn in gesprek met Marty van Asperen projectleider van het Radboudumc en met Bas Janssen van Declaree over de gebruikers ervaringen tot nu toe en het doorlopen aanbestedingstraject.

Ervaringen van Radboudumc
Van Asperen licht het e.e.a. nader toe. “Het declaratieproces is van ergernis nummer één getransformeerd naar een door medewerkers gedragen declaratieproces in enkele maanden tijd. Onze ervaringen zijn positief: e-declareren werkt nu een stuk sneller, is eenvoudiger en gebruiksvriendelijker. De applicatie is overzichtelijk en je kunt altijd zien wat de status van je declaratie is. Ook het inregelen van de fiscale (WKR) kaders, sprak ons erg aan. Declaree verving onze papieren formulieren die medewerkers tot voor kort nog via de interne post verstuurden. Ook het goedkeuren van declaraties gebeurt nu online. Zowel in tijd en geld een hele verbetering, die past bij een duurzame organisatie als het Radboudumc.

In de eerste paar maanden dat we Declaree gebruiken constateren we nu al een aantal voordelen:
• Het verwerken van declaraties gaat nu een stuk sneller doordat alles al digital beschikbaar is
• Ook voor medewerkers is het indienen van declaraties een stuk eenvoudiger geworden doordat ze via de app alles kunnen regelen i.p.v. bonnetjes onder een scanner leggen, aan een forumlier nieten, via post versturen et cetera, en
• Medewerkers hebben altijd inzicht in de status van hun declaratierapporten”

Standaard en toch maatwerk
“Als Radboudumc hadden we een aantal specifieke eisen” stelt Van Asperen.
“We hebben als Radboudumc een zogenaamde whitelabel-versie van Declaree op zowel de web applicatie als de apps. Praktisch komt het erop neer dat het logo binnen Declaree is vervangen door het logo van het Radboudumc. Ook de huisstijl is aangepast, waarbij het oranje van Declaree is aangepast naar blauw van het Radboudumc. Verder is de functionaliteit van Declaree gewoon de standaard. ”

Van Asperen vervolgt: “Om het gebruikersgemak in diverse lagen van de organisatie te optimaliseren zijn er door Declaree enkele koppelingen gemaakt:
• Een koppeling met SURFconext waardoor gebruikers kunnen inloggen met hun standaard Radboudumc account. Voor deze koppeling is gebruikt van SAML, (een login protocol). Ondertussen maken meerdere klanten gebruik van deze koppeling waardoor medewerkers dus kunnen inloggen met hun bedrijfsaccount.
• Een koppeling met Oracle BASS HRM waaruit alle informatie omtrent een werknemer wordt opgehaald, bijvoorbeeld wie zijn leidinggevende is, wat zijn standaard kostenplaats is et cetera.”

Het aanbestedingsproces
Bas Janssen projectleider voor Declaree laat zijn licht schijnen over het aanbestedingsproces: “Gezien het hier om een openbare aanbesteding ging, hebben we een aantal fases doorlopen. Het begon met een RFI (request for information) en eindigde na diverse fasen, waarin er steeds partijen afvielen, ten slotte met de implementatie en uitrol van Declaree binnen het Radboudumc.”


Bas Janssen van Declaree

Trots
Janssen vervolgt: “We zijn ongelofelijk trots dat we het Radboudumc als klant mogen noemen. Met 9.000 aangesloten werknemers is ze tot nu toe de grootste klant. Voor ons was dit een belangrijke toets waarmee we hebben vastgesteld dat dat we ook klaar zijn voor deze complexere trajecten. We hopen dat er zich nog veel organisaties, groot en klein, bij ons aansluiten.”